Efficiënter roosteren

Als roosteraar weet u dat het inroosteren van vrijwilligers tijd kost, heel veel tijd kost.
Op deze site kunt u er achter komen hoe u uw tijd efficiënter kan gebruiken met InRooster.

Welkom op de InRooster site

Roosteren kost tijd
Tijd voor het verzamelen van de beschikbaarheid van de mensen. Tijd voor het koppelen van de mensen aan de diensten die gedraaid moeten worden. Tijd voor het versturen van het nieuwe rooster naar de mensen. Al deze tijd kost niet alleen geld maar deze tijd kan je ook beter besteden!

InRooster bespaart tijd
Om met de deur in huis te vallen een praktijkvoorbeeld van Dierenpark Amersfoort: in het verleden kostte het het plannen van de ca. 35 vrijwilligers 4 avonden. Inmiddels zijn er zo'n 100 vrijwilligers en is het aantal diensten en activiteiten gegroeid naar 500 per maand. Door gebruik van InRooster is de roosteraar nog maar 4 uur per maand bezig. In die paar uur worden alle opgegeven beschikbaarheden verwerkt, worden alle 100 mensen ingedeeld op honderden diensten en activiteiten, wordt naar iedereen via mail zijn of haar persoonlijke rooster verstuurd en wordt het complete rooster op Internet geplaatst. Een forse tijdsbesparing. Elke maand weer.

Hoe doet InRooster dat?
Het proces begint elke maand weer bij het verzamelen van de beschikbaarheid van iedereen. Door gebruik te maken van een beschikbaarheids formulier op Internet, kan iedereen zijn beschikbaarheid per maand doorgeven, waarbij een bevestiging van de opgegeven beschikbaarheid terug gemaild wordt.
Op het moment van roosteren worden alle formulieren ingelezen in de InRooster applicatie. Dit kost slechts enkele seconden.
Daarnaast wordt een lijst van de diensten en activiteiten gemaakt die de komende maand gedraaid moeten worden. Standaard diensten (bijvoorbeeld elke zondag van 11:00 tot 13:00) worden automatisch gegenereerd. Speciale activiteiten (elke maand anders) worden met de hand toegevoegd.
En dan kan het inroosteren beginnen. Het indelen kan op een aantal manieren:

  • Als je al weet wie je op een dienst in wil zetten, dan vul je direct de naam in
  • Als je wil kiezen uit een lijst van beschikbare medewerkers, dan dubbelklik je op de dienst
  • Als je bij een medewerker een geschikte dienst wil selecteren, dan dubbelklik je bij de medewerker op een voor hem/haar beschikbare dag
Het inroosteren gebeurd dus niet automatisch, maar wel zeer efficiënt.
Zijn alle diensten ingevuld, dan wordt het rooster gepubliceerd. Dit gebeurt met een enkele muisklik. Hierbij wordt het rooster op Internet geplaatst en worden de persoonlijke roosters per mail verstuurd naar alle medewerkers.

Wat is hiervoor nodig?
InRooster is een Excel-applicatie, waarbij alle gegevens (beschikbaarheid, rooster, NAW-gegevens) online opgeslagen worden. Om InRooster te kunnen gebruiken zijn dus Excel (2007, 2010, 2013) en een Internet-aansluiting nodig.

Wat kost dat?
Naast de eenmalige kosten voor InRooster wordt een maandelijks bedrag gevraagd voor het in stand houden van de Internet services en de doorontwikkeling van InRooster. De maandkosten voor InRooster bedragen slechts €25,-.

Wat levert het op?
Het gebruik van InRooster levert niet alleen tijd op bij het inroosteren. Door de heldere communicatie met de medewerkers over het rooster ontstaan er minder misverstanden dan voorheen. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is. En ook de organisatie heeft een helder overzicht van de inzet van de medewerkers. En indien het inroosteren door een betaalde kracht wordt gedaan, wordt ook nog eens een dag per maand bespaard die aan ander werk besteed kan worden. Bij een intern tarief van €20,- is dat ruim €150,- per maand. InRooster verdient zichzelf dus binnen de kortste keren terug.

(c) 2016 BigBird Productions